Regulamentul de organizare şi funcţionare

                                                        Anexa nr. 3 la Hotărârea Consiliului Județean Arad nr. 344/26.11.2019

ROMÂNIA

CONSILIUL  JUDEŢEAN  ARAD

DIRECŢIA JUDEŢEANĂ DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR ARAD

R E G U L A M E N T U L

DE ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE

AL DIRECŢIEI JUDEŢENE DE EVIDENŢĂ A  PERSOANELOR ARAD

CAPITOLUL I

DISPOZIŢII GENERALE

          Art. 1 – Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad organizată în subordinea Consiliului Judeţean Arad, este instituţie publică de interes judeţean, constituită în temeiul art. 6 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare.

            Art. 2 – (1) Scopul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad este acela de a exercita competenţele ce îi sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor, precum şi de eliberare a documentelor de către toate serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor din judeţul Arad.

(2) Activitatea direcţiei județene se desfăşoară în interesul persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe baza şi în executarea legii.

          Art. 3 – (1) În vederea îndeplinirii atribuţiilor, Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad este constituită, potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001, prin reorganizarea Serviciului de stare civilă din aparatul propriu al Consiliului Judeţean şi al Biroului Evidenţa Populaţiei din cadrul Serviciului de Evidenţă Informatizată a Persoanei.

          (2) Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad, are în componenţă 2 servicii și 5 compartimente: Serviciul de Evidenţă a Persoanelor, Serviciul Stare Civilă, Compartimentul Informatic, Compartimentul Financiar Contabilitate, Compartimentul Resurse Umane şi Pregătire Profesională, Compartimentul Relații Publice și Secretariat, Compartimentul Achiziții Publice, conform prevederilor art. 2 din Metodologia  privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare și materiale, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 2104/24.11.2004.

          Art. 4 – Direcţia Judeţeană de Evidenţă Persoanelor Arad coordonează şi controlează  metodologic activitatea serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor înființate în subordinea consiliilor locale municipale, orășenești și comunale din cadrul judeţului.

         Art. 5 – (1) Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor este condusă de un director executiv, numit sau eliberat din funcţie de către președintele Consiliului Judeţean, în condiţiile legii.

                      (2) Directorul are obligaţia de a lua măsuri pentru îmbunătăţirea activităţilor ce intră în sfera sa de competenţă şi de a emite dispoziţii pe toate liniile de muncă.

                       (3) Directorul răspunde, potrivit legii, în faţa conducerii Consiliului Judeţean pentru neajunsurile constatate în activitatea direcţiei.

          Art. 6 – În îndeplinirea prerogativelor cu care este învestită, Direcția Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad cooperează cu celelalte structuri ale Consiliului Județean Arad, ale primăriilor din judeţ, ale Ministerului Afacerilor Interne, dezvoltă relaţii de colaborare cu autorităţile publice, societăţi, agenţi economici, precum şi cu persoane fizice, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative în vigoare.

 

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA DIRECŢIEI JUDEȚENE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR

Art. 7 – (1) Structura organizatorică a Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad este stabilită conform organigramei și a statului de funcții, aprobate prin  Hotărârea  a  Consiliului Judeţean Arad și avizate de Direcția pentru Evidenţa Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date.

(2) Structura organizatorică este următoarea:

1. Conducerea direcţiei:

          –  Director executiv

          2. Serviciul de Evidenţă a Persoanelor

3. Serviciul Stare Civilă

4. Compartimentul Informatic

5. Compartimentul Financiar Contabilitate

6. Compartimentul Resurse Umane şi Pregătire Profesională

7. Compartimentul Relații Publice și Secretariat

8. Compartimentul Achiziții Publice

 (3) Funcţionarilor publici din cadrul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad le sunt aplicabile dispoziţiile Ordonanței de Urgență nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare, iar personalului contractual, angajat pe bază de contract individual de muncă, îi sunt aplicabile prevederile Legii nr. 53/2003 – Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Art. 8 – (1) Pentru executarea în bune condiţii a atribuţiilor care le revin, directorul executiv şi persoanele desemnate să coordoneze structurile direcţiei, elaborează pe baza prezentului regulament fişa fiecărui post; fişele posturilor sunt supuse aprobării, sunt semnate şi datate de fiecare salariat în parte pentru postul pe care îl ocupă, apoi un exemplar se comunică salariatului şi un exemplar se depune, în termen, la Compartimentul Resurse Umane și Pregătire Profesională.

(2) Anual, pe baza sarcinilor şi atribuţiilor prevăzute în fişa postului, a obiectivelor şi indicatorilor de performanţă stabiliţi,  directorul executiv şi persoanele desemnate să coordoneze structurile  direcţiei, au obligaţia să întocmească, în condiţiile legii, rapoartele de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale funcţionarilor publici din subordine.

Art. 9 – În conformitate cu prevederile art. 241 din Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată cu modificările și completările ulterioare,instituția întocmește Regulamentul intern pe care îl actualizează ori de câte ori apar modificări legislative, se aduce la cunoştinţa salariaţilor prin grija angajatorului şi îşi produce efectele faţă de salariaţi din momentul încunoştinţării acestora.

Art. 10 – (1) Activitatea desfăşurată de către structurile direcţiei judeţene, în vederea atingerii obiectivelor propuse, are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură în parte.

(2) Relaţiile de autoritate, ierarhice, se stabilesc între conducerea direcţiei judeţene şi structurile acesteia, în scopul organizării, menţinerii şi perfecţionării stării de funcţionalitate a sistemului direcţiei.

         (3) În cadrul compartimentelor în care nu sunt prevăzute funcţii de conducere se stabilesc relaţii de autoritate funcţionale între personalul cu funcţia cea mai mare şi restul personalului acestor structuri, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestora şi a echilibrării sarcinilor, armonizării eforturilor necesare şi asigurării unităţii de acţiune în îndeplinirea obiectivelor.

          Art. 11 – (1) La nivelul direcţiei judeţene, activitatea de control şi coordonare este atributul conducerii şi se realizează direct. De asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă, conducerea poate angrena şi alt personal specializat din cadrul structurilor proprii.

                        (2) Organigrama Direcţiei Judeţene de Evidență a Persoanelor este prevăzută în Anexa nr.1, iar Statul de funcţii în Anexa nr. 2.

CAPITOLUL III

ATRIBUŢIILE DIRECŢIEI JUDEŢENE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR

          Art. 12 – Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad are următoarele atribuţii principale:

  1. actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
  • furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Persoanelor, date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
  • utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
  • coordonează şi controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor din judeţul Arad;
  • coordonează şi controlează modul de gestionare a certificatelor şi registrelor de stare civilă, precum şi modul de întocmire a actelor de stare  civilă, de către autorităţile publice locale din judeţul Arad;
  • asigură emiterea certificatelor de stare civilă, a cărţilor de identitate şi a cărţilor de alegător;
  • aprovizionează serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor cu imprimatele necesare activităţii de evidenţă a persoanelor şi stare civilă, distribuite de Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;
  • monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecţiei datelor referitoare la persoană;
  1. gestionează resursele materiale şi de dotare necesare activităţii proprii;
  • ţine evidenţa şi păstrează registrele de stare civilă, exemplarul 2, şi efectuează menţiuni pe acestea, conform comunicărilor primite;
  • coordonează activitatea de întocmire a documentelor constitutive pentru înfiinţarea serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor de pe raza judeţului Arad;
  • înaintează spre avizare Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, documentele constitutive pentru înfiinţarea serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
  •  îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite prin reglementări legale.

CAPITOLUL IV

CONDUCEREA DIRECŢIEI

            Art. 13  -Conducerea Direcţiei Judeţene de Evidență a Persoanelor Arad este asigurată de un director executiv.

Art. 14 – (1) Directorul executiv reprezintă Direcţia Judeţeană de Evidență a Persoanelor în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Consiliului Judeţean, din cadrul Instituţiei Prefectului – Judeţul Arad, precum şi cu comandanţii (şefii) unităţilor din Ministerul Afacerilor Interne potrivit competenţelor legale, ori cu institutiile publice ale administartiei publice locale din judet, sau, centrale.

(2) În aplicarea prevederilor legale de nivel superior, precum şi a ordinelor şi instrucţiunilor, directorul executiv emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din cadrul direcţiei.

          (3) În condiţiile legii şi ale reglementărilor specifice, directorul executiv  poate delega atribuţii din competenţa sa personalului din cadrul direcţiei.

          Art. 15 -Directorul executiv al Direcţiei Județene de Evidenţă a Persoanelor răspunde în faţa Consiliului Judeţean de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului.

          Art. 16  -Conducerea structurilor Direcţiei Județene de Evidență a Persoanelor este exercitată de persoane desemnate să coordoneze această activitate.

          Art. 17 – Persoanele desemnate să coordoneze structurile, răspund de întreaga activitate pe care o desfăşoară, în faţa conducerii direcţiei.

CAPITOLUL V

ATRIBUŢIILE  STRUCTURILOR  DIN CADRUL  DIRECŢIEI  JUDEȚENE DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR ARAD

 

Secţiunea I

SERVICIUL DE EVIDENȚĂ A PERSOANELOR

          Art. 18 – Serviciul de Evidență a Persoanelor are următoarele atribuţii principale:

a) coordonează şi controlează metodologic în baza graficului de control întocmit de către directorul executiv al Direcției Județene de Evidență a Persoanelor, aprobat de președintele Consiliului Județean Arad, avizat de secretarul general al județului Arad și înaintat spre informare Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date, activitatea serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor de pe raza județului Arad privind eliberarea actelor de identitate, a cărţilor de alegător, precum şi a altor documente în sistem de ghişeu unic;

b) coordonează organizarea, funcţionarea, conservarea şi exploatarea evidenţelor manuale, deţinute de serviciile publice comunitare locale, în conformitate cu prevederile legale, ordinele şi instrucţiunile care reglementează acest domeniu;

c) monitorizează activitatea de eliberare a actelor de identitate desfăşurată de serviciile publice comunitare  locale, în scopul identificării cauzelor sau condiţiilor care pot favoriza ori determina eliberarea actelor de identitate, ca urmare a declinării unei identităţi false, pentru prevenirea acestor situaţii;

d) acordă autorităților publice locale sprijin logistic și de specialitate în vederea înființării unor noi servicii publice comunitare locale de evidență a persoanelor;

e) primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate formulate de cetăţenii aflaţi în situaţii deosebite, pentru testarea și urmărirea funcționării aplicațiilor informatice, precum și pentru sprijinirea activității specifice a structurilor cu atribuții în domeniul ordinii publice și siguranței naționale;

f) primește solicitările cetățenilor privind obținerea certificatelor privind domiciliul înregistrat în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor precum și a formularelor multilingve care le însoțesc după caz, efectuează verificările necesare în bazele de date și transmite Direcției pentru Evidență Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date documentația aferentă în vederea emiterii documentelor solicitate;

g) primește și soluționează cererile cetățenilor care solicită obținerea C.N.P.-ului necesar pentru Casa Județeană de Pensii;

h) colaborează cu Biroul Judeţean de Administrarea Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor Arad pentru verificarea calităţii datelor preluate în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor de către serviciile publice comunitare locale de evidență a persoanelor;

i) colaborează cu autorităţi ale administraţiei publice locale, cu atribuţii pe linia întocmirii şi eliberării documentelor de identitate, mişcării populaţiei şi evidenţei acesteia;

j) comunică date cu caracter personal referitoare la persoane fizice solicitate de instituţiile cu atribuţii în domeniul apărării, siguranţei naţionale şi ordinii publice, justiţie, administraţiile financiare, agenţii economici, precum şi la cererea persoanelor fizice şi juridice, în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679;

k) efectuează verificările operative solicitate de personalul Ministerului Afacerilor Interne, cu privire la persoanele care nu au acte de identitate asupra lor şi au fost reţinute sau arestate, suspecte sau prinse în flagrant, victime ale unor accidente sau infracţiuni, readmise etc.;

l) efectuează verificări pe linie de evidenţa persoanelor la cererea autorităţilor publice, instanţelor judecătoreşti, parchetului, poliţiei sau altor autorităţi precum şi la cererea persoanelor fizice sau juridice;

m) desfășoară activități de control privind activitatea serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor din județ, în condiții deosebite (sesizări, reclamații, etc), în baza planului de control, aprobat de către directorul executiv al Direcției Județene de Evidență a Persoanelor Arad;

n) asigură soluţionarea, conform specificului activității, în termenul legal, a petiţiilor cetăţenilor, înaintate prin Compartimentul Relații Publice și Secretariat;

o) ţine legătura cu şefii serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, pentru cunoaşterea nemijlocită a stadiului şi modului de realizare a sarcinilor şi atribuţiilor ce le revin conform legii;

p) pe baza concluziilor rezultate din activitatea structurilor locale, formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, completarea şi modificarea metodologiilor de lucru, extinderea ori restrângerea unor sfere de activitate;

q) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii, în scopul realizării operative şi de calitate a atribuţiilor de serviciu;

r) oferă informaţii de specialitate, în cadrul activității ghișeului unic;

s) întocmeşte, centralizează şi transmite Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date situaţiile statistice, precum şi sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial, semestrial şi anual de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor de pe raza județului;

ș) centralizează şi întocmeşte situaţia zilnică privind indicatorii specifici de muncă realizați la nivelul județului;

t) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;

ț) desemnează un reprezentant pentru a participa la concursurile pentru încadrarea posturilor vacante din specialitatea evidența persoanelor;

u) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

v) organizează și asigură instruirea trimestrială a lucrătorilor de evidență a persoanelor din cadrul serviciilor publice comunitare locale având ca principal obiectiv perfecționarea pregătirii profesionale a acestora;

x) instruieşte şi iniţiază în activitatea de evidenţă a persoanelor, personalul nou încadrat la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor înfiinţate în localităţile în care nu au funcţionat formaţiuni de evidenta a persoanelor, în cadrul unui stagiu de pregătire teoretică si practică;

y) gestionează resursele materiale și de dotare necesare activității proprii, sens în care: – întocmește anual, pentru toate serviciile din județ, în baza solicitărilor acestora, necesarul de materiale specifice activității de evidență a persoanelor, pe care le ridică de la Direcția pentru Evidență Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date și le distribuie serviciilor publice comunitare locale din județ;

– organizează și asigură desfășurarea în bune condiții a activității de primire, depozitare, conservare, întreținere, eliberare a materialelor specifice activității de evidență (cărți de identitate provizorii, procese verbale de constatare a contravențiilor, registre de evidență a cererilor pentru eliberarea actelor de identitate și pentru stabilirea reședinței, autocolante pentru înscrierea mențiunii de stabilire a vizei de reședință, cereri pentru eliberarea actelor de identitate pentru toate categoriile de solicitări, cereri pentru stabilirea vizei de reședință);

z) actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor prin intermediul  Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Persoanelor cu datele provenite din documentele prezentate de cetățeni cu ocazia solicitării eliberării unor noi acte de identitate, sau din comunicările și documentele transmise de structurile de stare civilă din cadrul unităților administrativ-teritoriale, de unele structuri din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, Ministerului Afacerilor Externe, Ministerului Justiției și instanțelor judecătorești;

aa) formulează propuneri pentru modernizarea aplicaţiilor informatice, precum şi pentru reducerea intervalului de timp necesar eliberării actelor de identitate, în scopul diminuării birocraţiei şi al optimizării relaţiei cu publicul;

ab) monitorizează calitatea informaţiilor cu care este actualizat Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor şi formulează propuneri în vederea optimizării aplicaţiilor informatice;

ac) colaborează cu structurile subordonate Inspectoratului General al Poliţiei Române,  cu alte instituţii din subordinea Ministerului Afacerilor Interne, precum şi cu autorităţile administraţiei publice locale, pentru realizarea sarcinilor comune, pentru optimizarea activităţii specifice dar şi pentru realizarea atribuţiilor ce vizează clarificarea:

– situaţiei persoanelor care au împlinit vârsta de 14 ani şi nu au solicitat eliberarea primului act de identitate în termenul prevăzut de lege;

– situaţiei persoanelor care deţin acte de identitate cu termen de valabilitate expirat;

          – situaţiei persoanelor pentru care există suspiciuni referitoare la identitatea declarată;

ad) consemnează despre efectuarea controalelor în registre special constituite la nivelul fiecărui serviciu public comunitar local de evidenţă a persoanelor, întocmeşte note de constatare și rapoarte de control conținând rezultatele obținute în urma controalelor şi măsurile stabilite in scopul remedierii disfuncţionalităţilor şi neconformităţilor constatate, le transmite autorităţilor locale executive şi urmăreşte modul de dispunere şi executare a acestor măsuri;

ae) asigură ţinerea în actualitate a dosarelor cu informaţiile necesare desfăşurării activităţii de evidenţă a persoanelor care vor cuprinde: legislaţia în materie, radiograme şi instrucţiuni transmise de către Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, norme metodologice şi ghiduri de activitate;

af) verifică calitatea prelucrării informatice a datelor implementate de serviciile locale precum şi respectarea termenelor în care sunt preluate în Registrul Naţional de Evidentă a Persoanelor informațiile din comunicările de stare civilă;

ag) monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecţiei datelor referitoare la persoană;

ah) comunică, la cerere, unei persoane fizice sau juridice date privind domiciliul ori reşedinţa altei persoane fizice cu consimţământul scris al persoanei vizate, în afară de cazurile în care există un temei legal justificat, caz în care consimţământul nu mai este necesar;

ai) verifică condițiile în care s-au eliberat acte de identitate ca urmare a declinării unei identității false ori modalitățile de contrafacere a actelor de identitate și propune măsuri în domeniul prevenirii acestor situații;

aj) organizează și desfășoară activitatea de primire în audiență a cetățenilor pe probleme specifice activității;

ak) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni în domeniul specific de activitate privind evidenţa persoanelor;

al) desfăşoară activităţi de studii şi documentare tehnică (informatică), în scopul cunoaşterii celor mai noi tehnologii în domeniul informatic şi a posibilităţilor de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic propriu;

am) colaborează cu specialiştii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Afacerilor Interne, în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;

an) asigură tehnoredactarea, în format electronic, a situaţiilor statistice, analizelor periodice întocmite de structurile serviciului;

ao) întocmește și expediază prin Compartimentul Relații Publice și Secretariat, corespondența proprie;

ap) asigură implementarea și dezvoltarea standardelor de control intern managerial;

aq) execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare;

ar) îndeplineşte alte atribuţii încredinţate de conducerea instituţiei sau rezultate din legi şi alte acte normative;

as) asigură evidenţa documentelor ieşite din acest serviciu, cu luarea în considerare a Instrucţiunilor Ministerului Afacerilor Interne nr. 394682/2006.

 

Secţiunea II

SERVICIUL STARE CIVILĂ

            Art. 19Serviciul Stare Civilă are următoarele atribuţii principale:

a) îndrumă şi controlează conform Metodologiei cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 64/2011,  întreaga activitate de stare civilă a judeţului;

b) îndrumă şi controlează, în baza graficului aprobat, activitatea de înregistrare a actelor şi faptelor de stare civilă, precum şi modul de soluţionare a lucrărilor de stare civilă întocmite, inclusiv gestiunea certificatelor de stare civilă de la toate serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor şi a primăriilor din judeţul Arad; graficul se înaintează spre informare Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;

c) organizează instruirile de pregătire profesională a personalului cu atribuţii de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare locale de evidenţa persoanelor, precum şi a ofiţerilor de stare civilă din cadrul primăriilor;

d) urmăreşte modul de rezolvare a deficienţelor consemnate în procesele verbale de constatare şi informează despre acestea, autorităţile locale executive pentru a se dispune măsurile necesare;

e) întocmeşte situaţiile statistice periodice, precum şi sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial, semestrial şi anual, privind volumul activităţii de stare civilă din cadrul judeţului, pe care le înaintează Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;

f) face propuneri cu privire la stabilirea necesarului de registre şi certificate de stare civilă pentru a fi solicitate la timp de la Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;

g) înaintează propunerile privind necesarul de formulare de stare civilă Compartimentului Achiziții Publice şi se îngrijeşte de aprovizionarea serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor cu imprimate şi formulare auxiliare necesare desfăşurării activităţii de stare civilă;

h) în colaborare cu funcționarul de la Compartimentul Financiar Contabilitate, distribuie certificatele şi registrele de stare civilă serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor şi primăriilor din judeţul Arad, la solicitarea acestora;

i) asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a ofiţerilor de stare civilă sau când, din diferite motive, ofiţerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;

j) desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul oficiilor de stare civilă de pe raza de competenţă;

k) organizează şi asigură desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de primire, depozitare, conservare, întreţinere, eliberare a certificatelor şi registrelor de stare civilă (imprimate cu regim special);

l) primeşte anual de la Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date şi distribuie în teritoriu listele de coduri numerice personale precalculate (CNP);

m) întocmeşte referate cu concluziile rezultate în urma verificărilor şi investigaţiilor efectuate în dosarele de schimbare a numelui pe cale administrativă şi face propuneri motivate de aprobare sau respingere a cererii pe care le prezintă Preşedintelui consiliului judeţean spre aprobare;

n) avizează transcrierea certificatelor şi a extraselor de stare civilă ale cetăţenilor români întocmite în străinătate;

o) avizează cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe marginea acestora;

p) avizează cererile de înregistrare tardivă a naşterii minorilor depuse după expirarea termenului legal de 30 de zile de la data naşterii acestora;

q) avizează cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă;

r) primeşte cererile pentru obţinerea CNP-ului de la cetăţenii care solicită eliberarea paşaportului biometric;

s) accesează Registrul unic al certificatelor de divorţ în vederea obţinerii numărului de certificat de divorţ pentru cererile privind desfacerea căsătoriei pe cale administrativă;

ș) identifică actele de stare civilă vizate, întocmeşte şi eliberează extrase pentru uzul oficial al organelor în drept a le solicita ( instanţele judecătoreşti, parchet, poliţie, notari publici, primării ), cu respectarea dispoziţiilor legale în materie;

t) efectuează verificări în dosarele ce privesc  situaţii de bigamie, înaintează referatul conţinând concluziile verificărilor la Inspectoratul de Poliţie Judeţean Arad şi informează Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;

ț) primeşte, verifică şi distruge certificatele de stare civilă greşit completate şi anulate, trimise de serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor şi oficiile de stare civilă de pe raza de competenţă;

u) se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse – parţial sau total, de pe exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;

v) întocmeşte şi transmite, lunar şi trimestrial, situaţiile privind principalii indicatori ai activităţii de stare civilă precum punerea în legalitate a etnicilor romi, a „copiilor străzii” şi a minorilor asistaţi în unităţile sanitare şi de protecţie socială;

x) urmăreşte punerea în legalitate cu certificate de naştere a persoanelor internate în unităţile sanitare şi de protecţie socială, centralizează periodic rezultatele obţinute;

y) colaborează cu instituţiile Direcţiei de Sănătate Publică şi cu maternităţile, pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a căror identitate nu este cunoscută sau, în cazul în care se constată acest lucru, pentru stabilirea cu operativitate a identităţii acestora;

z) informează Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date cu privire la dispariţia unor documente de stare civilă cu regim special, „în alb” şi participă la verificările şi cercetările ce se efectuează în cazul dispariţiei acestora;

aa) asigură sprijinul necesar soluţionării speţelor de stare civilă, atipice, sesizate de serviciile locale ale primăriilor;

ab) efectuează controale la serviciile publice locale pe linia asigurării securităţii documentelor de stare civilă cu regim special, în vederea prevenirii cazurilor de dispariţie a unor registre sau certificate de stare civilă, ,,în alb”;

ac) constată contravenţiile şi aplică sancţiunile prevăzute de Legea nr. 119/1996 cu privire la activitatea de stare civilă republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

ad) comunică în teritoriu lista cu certificatele de stare civilă dispărute ,,în alb” şi semnalate în ţară;

ae) primeşte, actualizează, păstrează şi gestionează registrele şi opisele de stare civilă exemplarul II de la oficiile de stare civilă locale, asigurând securitatea şi conservarea acestor documente;

af) selectează registrele de stare civilă exemplar II care au termenul de păstrare  (100 ani) depăşit în vederea predării acestora la Direcţia Judeţeană Arad a Arhivelor Naţionale;

ag) primeşte comunicări de menţiuni de la oficiile de stare civilă locale, precum şi de la Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date;

ah) înscrie pe marginea actelor de stare civilă exemplarul II, menţiuni privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările fiind clasate în vederea arhivării;

ai) conduce, actualizează evidenţa şi urmăreşte clarificarea menţiunilor neoperabile;

aj) acordă asistenţă de specialitate persoanelor de etnie rromă care nu figurează înregistrate în starea civilă;

ak) efectuează verificări în registrele de stare civilă proprii sau păstrate în cadrul unităţilor administrativ – teritoriale şi furnizează în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Persoanelor, datele necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor;

al) întocmeşte şi expediază, prin Compartimentul Relații Publice și Secretariat, corespondenţa proprie;

am) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii, în scopul realizării operative şi de calitate a atribuţiilor de serviciu;

an) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

ao) oferă informaţii de specialitate, în cadrul programului de audienţă şi de relaţii cu publicul;

ap) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;

aq) asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu celelalte structuri ale instituţiei, în scopul realizării operative şi de calitate a atribuţiilor de serviciu;

ar) îndeplineşte alte atribuţii încredinţate de conducerea instituţiei sau rezultate din legi şi alte acte normative;

as) asigură implementarea și dezvoltarea standardelor de control intern managerial.

 

Secţiunea III

COMPARTIMENTUL INFORMATIC

Art. 20Compartimentul Informatic are următoarele atribuţii principale:

a) desfăşoară activităţi de studii şi documentare tehnică (informatică) în scopul cunoaşterii celor mai noi tehnologii în domeniul informatic şi a posibilităţilor de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic propriu;

b) colaborează cu specialiştii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Afacerilor Interne, în vederea asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;

c) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu;

d) execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare;

e) adaptarea programelor informatice proprii la noile cerinţe legislative (evidenţa dosarelor de transcriere a certificatelor de naştere emise de autorităţile străine, evidenţa dosarelor de schimbări de nume pe cale administrativă, evidenţa dosarelor de rectificare a actelor de stare civilă, registru electronic);

f) asigură evidenţa documentelor ieşite din acest compartiment;

g) depanări ale aparaturii tehnice de calcul din dotare (imprimante, copiatoare, fax);

h) întreţinerea şi actualizarea săptămânală a programului LEX EXPERT;

i) actualizarea zilnică a bazei de date de semnături pentru aplicaţia antivirus;

j) realizarea săptămânală a backup-ului de date şi server;

k) scanarea şi arhivarea electronică a dosarelor de transcriere a certificatelor de stare civilă eliberate de autorităţile străine;

l) asigurarea primirii/transmiterii prin serverul FTP a documentelor de la/către Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, precum şi a comunicaţiei cu alte judeţe;

m) acordarea asistenţei tehnice de specialitate la solicitarea personalului de la celelalte compartimente din cadrul instituţiei;

n) asigură implementarea şi dezvoltarea standardelor de control intern managerial;

o) îndeplineşte alte atribuţii încredinţate de conducerea instituţiei sau rezultate din legi şi alte acte normative.

 

Secţiunea IV

COMPARTIMENTUL FINANCIAR – CONTABILITATE

          Art. 21Compartimentul Financiar Contabilitate are următoarele atribuţii principale:

a) asigură organizarea şi desfăşurarea activităţii financiar-contabile, în conformitate cu dispoziţiile legale;

b) urmăreşte periodic, realizarea în bune condiţii a indicatorilor financiari aprobaţi prin bugetul de venituri şi cheltuieli al Direcției Județene de Evidență a Persoanelor Arad, precum şi respectarea disciplinei de plan şi a celei financiare;

c) asigură plata integrală şi la timp a drepturilor băneşti ale personalului şi dispune, sau propune măsuri potrivit legii, pentru soluţionarea cererilor, reclamaţiilor şi sesizărilor referitoare la calcularea şi plata acestora;

d) urmăreşte virarea, la termen şi în cuantumurile stabilite, a sumelor ce constituie venituri bugetare ori obligaţii către alte persoane fizice şi juridice;

e) raportează, lunar, situaţia privind execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli şi situaţia efectivelor şi a realizării fondului de salarii, pe elemente componente, la termenele stabilite;

f) face propuneri de modificări de alocaţii bugetare, pe care le înaintează Consiliului Judeţean;

g) organizează contabilitatea cheltuielilor finanţate din mijloace bugetare şi fonduri cu destinaţie specială, prin care se asigură evidenţa plăţilor de casă, cât şi a cheltuielilor efective pe structura clasificaţiei bugetare;

h) răspunde de folosirea eficientă a sumelor primite de la buget şi a priorităţilor de finanţare, de ţinerea la zi a evidenţelor contabile şi a indicatorilor programului de cheltuieli aprobat, precum şi de prezentarea la termen a dărilor de seamă contabile asupra execuţiei bugetare şi a altor purtători de informaţii;

i) analizează şi avizează documentaţia aferentă cu ocazia organizării licitaţiilor, perfectării unor contracte sau lansării unor comenzi, prin care se angajează patrimoniul Consiliului Judeţean, cu respectarea dispoziţiilor legale în vigoare;

j) întocmeşte documentaţia specifică privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale ale Direcţiei Județene de Evidenţă a Persoanelor, îndrumă şi controlează modul de punere în aplicare a acestora;

k) dispune efectuarea inventarierii la termenele stabilite şi în conformitate cu dispoziţiile legale;

l) îndeplineşte sarcinile ce îi revin pentru păstrarea integrităţii patrimoniului şi recuperarea operativă a prejudiciilor cauzate instituţiei şi a altor debite;

m) asigură întocmirea, circulaţia şi păstrarea documentelor justificative şi contabile, precum şi gestionarea, folosirea şi evidenţa formularelor cu regim special în conformitate cu dispoziţiile legale;

n) asigură operarea în sistemul național de raportare Forexebug;

o) aduce la cunoştinţă personalului, în părţile ce-l privesc, dispoziţiile actelor normative din domeniul activităţii financiar-contabile;

p) asigură îndeplinirea sarcinilor de competenţa sa cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv şi a celui ierarhic operativ-curent;

r) efectuează operaţiile de încasări şi plăţi în conformitate cu dispoziţiile legale;

s) îndeplineşte orice alte atribuții încredințate de conducerea instituției sau rezultate din legi și alte acte normative;

ș) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;

t) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil;

ț) asigură implementarea și dezvoltarea standardelor de control intern managerial.

Secţiunea V

COMPARTIMENTUL RESURSE UMANE ŞI PREGĂTIRE PROFESIONALĂ

          Art. 22 Compartimentul Resurse Umane şi Pregătire Profesională are următoarele atribuţii principale:

a) desfăşoară activităţile privind recrutarea, selecţia, formarea, încadrarea, pregătirea continuă, evaluarea, promovarea în carieră, motivarea, recompensarea, sancţionarea, precum şi evidenţa şi prelucrarea automată a datelor referitoare la personalul contractual şi funcţionarii publici din cadrul direcţiei;

b) execută măsuri specifice de verificare şi cunoaştere a personalului contractual şi a funcţionarilor publici detaşaţi de la Ministerul Afacerilor Interne la serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;

c) execută activităţi de verificare a sesizărilor şi reclamaţiilor privind conduita la locul de muncă şi în societate a personalului instituţiei;

d) organizează şi desfăşoară concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice vacante și a funcțiilor de natură contractuală din cadrul instituţiei;

e) întocmeşte şi gestionează documentele de personal (dosarele de personal, fişele de post), emite documentele de legitimare, pentru personalul contractual şi funcţionarii publici în cadrul instituţiei;

f) comunică Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici informaţiile referitoare la funcţiile publice şi funcţionarii publici, conform prevederilor legale în vigoare;

g) întocmeşte şi trimite organelor competente documentaţia necesară în vederea pensionării personalului, în condiţiile legii;

h) eliberează, la cererea persoanelor şi instituţiilor, adeverinţe şi alte documente prin care se atestă anumite situaţii ce rezultă din evidenţele pe care le deţine;

i) asigură personalului instituţiei, potrivit reglementărilor în vigoare, acordarea concediilor de odihnă, de studii, fără plată, a învoirilor;

j) primeşte şi păstrează declaraţiile de avere şi de interese pentru personalul contractual şi pentru funcţionarii publici din instituţie;

k) asigură respectarea legalităţii cu privire la acordarea drepturilor personalului, potrivit legii (gradaţii, sporuri, indemnizaţii de conducere, alte drepturi de personal);

l) ţine evidenţa poliţiştilor detaşaţi şi informează conducerea Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date cu privire la modificările intervenite în situaţia acestora, lunar sau ori de câte ori este nevoie;

m) asigură programarea și coordonarea activității de specializare și perfecționare a pregătirii personalului în scopul îndeplinirii standardelor de performanță;

n) asigură aplicarea reglementărilor legale, în vigoare, cu privire la activitatea de pregătire continuă şi reconversia profesională; identifică nevoile de pregătire, pe categorii de personal, în concordanţă cu strategia de utilizare a resurselor umane şi stabileşte priorităţile în domeniu;

o) întocmeşte, modifică şi completează Regulamentul Intern al instituţiei;

p) elaborează sinteze, lecţii şi alte materiale documentare necesare procesului de perfecţionare a pregătirii personalului;

r) asigură aplicarea reglementărilor în vigoare şi a dispoziţiilor Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date cu privire la activitatea de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului;

s) asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;

ș) întocmeşte şi expediază prin Compartimentul Relații Publice și Secretariat, corespondenţa proprie;

t) asigură la nivelul instituției activitatea privind consilierea etică;

ț) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil;

u) asigură implementarea și dezvoltarea standardelor de control intern managerial;

v) îndeplineşte alte atribuţii încredinţate de conducerea instituţiei sau rezultate din legi şi alte acte normative.

 

Secţiunea VI

COMPARTIMENTUL RELAȚII PUBLICE ȘI SECRETARIAT

            Art. 23 Compartimentul Relații Publice și Secretariat are următoarele atribuţii principale:

a) asigură accesul oricărei persoane la informațiile de interes public, conform Legii nr. 544/2001, prin informarea presei și a publicului, prin furnizarea informaţiilor de interes public solicitate, prin întocmirea rapoartele de activitate şi analiză pentru activităţile desfăşurate la nivelul instituţiei, prin actualizarea permanentă cu date şi informaţii utile cetăţenilor, conform specificului activităţii direcţiei, atât a avizierului instituţiei cât şi a paginii de internet;

b) asigură desfășurarea activității de primire, evidență, examinare și soluționare a petițiilor, precum și de primire a cetățenilor în audiență; redactează și transmite în termen răspunsul către petiționari; urmăreşte şi analizează modul de soluţionare şi respectare a termenelor legale de rezolvare în domeniul petiţiilor;

c) verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor secrete; asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii datelor cu caracter personal şi a informaţiilor clasificate;

d) centralizează raportările structurilor interne pentru realizarea analizelor şi sintezelor trimestriale, semestriale şi anuale, privind activităţile realizate de acestea în domeniul accesului liber la informaţiile de interes public, privind modul de soluţionare a petiţiilor sau a reclamaţiilor cetăţenilor, precum şi referitor la activităţile efectuate pe linia prelucrării datelor cu caracter personal;

e) organizează şi asigură desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de primire, depozitare, conservare, întreţinere, eliberare şi folosire a patrimoniului instituţiei;

f) monitorizează, coordonează şi verifică folosirea autoturismelor din dotarea instituţiei în mod eficient şi în siguranţă pe drumurile publice, prin verificări/inspecţii tehnice, asigurări RCA, CASCO, rovignete, prin încadrarea mijloacelor auto în consumul specific de carburant, prin efectuarea testării periodice în domeniu a conducătorilor auto;

g) monitorizează şi întocmeşte foile de parcurs pentru autoturismele din dotare și ordinele de deplasare în interesul serviciului pentru toţi angajaţii instituţiei;

h)  pune în executare legile şi celelalte acte normative;

i) urmăreşte eficienţa aplicării reglementărilor interne în activitatea de profil şi face propuneri pentru perfecţionarea lor, precum şi pentru adaptarea continuă a legislaţiei care reglementează relaţiile sociale specifice domeniului de activitate;

j) avizează pentru legalitate actele administrative emise de conducerea instituţiei, potrivit competenţei, precum şi orice alte acte care pot angaja răspunderea Direcţiei Județene de Evidenţă a Persoanelor Arad, în atribuţiile de coordonare a activităţilor de stare civilă şi evidenţă a persoanelor desfăşurate în unităţile administrativ – teritoriale din judeţul Arad;

k) reprezintă şi apără interesele instituției în procesele de contencios administrativ sau de soluţionare a plângerilor în materie contravenţională, sens în care, prezintă directorului direcţiei, întâmpinări, note de concluzii, precum şi cereri pentru exercitarea căilor de atac, asigurând, potrivit legii, motivarea lor temeinică;

l) participă la negocierea sau avizarea, potrivit legii, a contractelor, precum şi a altor acte încheiate de conducerea instituţiei, care angajează răspunderea juridică a acestuia;

m) asigură protecţia datelor cu caracter personal la nivelul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad,  prin îndeplinirea atribuţiilor cuprinse în Regulamentul nr. 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), respectiv:

          – informarea şi consilierea conducerii instituţiei, precum şi a angajaţilor care se ocupă cu prelucrarea datelor cu caracter personal cu privire la obligaţiile care le revin în temeiul Regulamentului nr. 679/2016 şi a altor dispoziţii de drept al Uniunii sau de  drept intern referitoare la protecţia datelor; 

– monitorizarea respectării prevederilor Regulamentului nr. 679/2016, a altor dispoziţii de drept al Uniunii sau de drept intern  referitoare la protecţia datelor şi a politicilor Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor în ceea ce priveşte protecţia datelor cu caracter personal, inclusiv alocarea responsabilităţilor şi acţiunile de sensibilizare şi de formare a personalului implicat în operaţiunile de prelucrare;

– furnizarea de consiliere la cerere în ceea ce priveşte evaluarea impactului asupra protecţiei datelor şi monitorizarea funcţionării acesteia, în conformitate cu articolul 35 din Regulamentul nr. 679/2016;

– cooperarea cu autoritatea de supraveghere;

– asumarea rolului de punct de contact pentru autoritatea de supraveghere privind aspectele legate de prelucrare, inclusiv consultarea prealabilă menţionată la articolul 36 din Regulamentul nr. 679/2016, precum şi, dacă este cazul, consultarea cu privire la orice alt aspect;

– orice alte atribuţii care rezultă din reglementările legale ulterioare în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

n) asigură colaborarea cu firma externă care se ocupă cu activităţile de prevenire a riscurilor profesionale şi de protecţie a lucrătorilor în scopul asigurării securităţii şi sănătăţii în muncă;

o) monitorizează şi asigură  colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu  firma  externă care se  ocupă  de  activitatea  de  prevenire şi stingere a incendiilor în cadrul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad, în scopul realizării operative şi de calitate a instructajelor, obţinerea şi respectarea măsurilor conform prevederilor legale în vigoare; asigură necesarul de echipament de protecţie a muncii şi PSI la nivelul instituţiei;

p) îndeplinește atribuții privind colectarea selectivă a deșeurilor în cadrul instituției, potrivit actelor normative în vigoare;

r) ţine evidenţa ştampilelor şi sigiliilor din dotare şi verifică modul de folosire a acestora;

s) primeşte, asigură înregistrarea corespondenţei destinate instituţiei şi o prezintă conducerii instituţiei pentru înscrierea ordinelor rezolutive ce vizează modul şi termenul de soluţionare, structura sau persoana nominalizată pentru soluţionare;

ș) urmăreşte reprimirea corespondenţei vizate de conducerea instituţiei, completează pentru fiecare din aceasta, în registrul general de corespondenţă – rubrica destinată structurii/ persoanei nominalizată cu soluţionarea, o sortează şi o distribuie la structuri/persoane, conform ordinelor rezolutive;

t) primeşte de la structurile instituţiei corespondenţa destinată expedierii, o pregăteşte pentru expediere şi asigură transportul/ expedierea acesteia direct, sau prin curieri;

ț) redactează materialele pe linie de secretariat;

u) înregistrează şi ţine evidenţa agendelor de lucru, a caietelor de pregătire de specialitate a personalului, a registrelor şi a materialelor cu regim special, precum şi a altor documente privind organizarea instituției;

v) organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie;

x) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

y) asigură implementarea și dezvoltarea standardelor de control intern managerial;

z) îndeplineşte alte atribuţii încredinţate de conducerea instituţiei sau rezultate din legi şi alte acte normative.

Secţiunea VII

COMPARTIMENTUL ACHIZIȚII PUBLICE

      Art. 24 Compartimentul achiziții publice are următoarele atribuţii principale:

          a) elaborează programul anual al achiziţiilor publice, pe baza necesităţilor şi priorităţilor comunicate de celelalte compartimente din cadrul instituţiei;

          b) stabileşte, pe baza indicatorilor prevăzuţi, necesarul de tehnică, investiţii, reparaţii, cheltuieli materiale şi servicii pentru întreţinere, întocmind documentaţia necesară;

          c) elaborează  documentaţia de atribuire a contractelor de achiziţii publice ori, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a documentaţiei de concurs;

          d) îndeplineşte obligaţii referitoare la publicitate în domeniul achiziţiilor publice, în condiţiile legii;

          e) aplică şi finalizează procedurile de atribuire a contractelor de achiziţii publice;

          f) constituie şi păstrează dosarele achiziţiilor publice;

          g) elaborează şi implementează proiecte în vederea accesării fondurilor structurale ale Uniunii Europene;

          h) asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ al compartimentului, din documentele rezultate din activitatea de profil;

          i) asigură implementarea şi dezvoltarea standardelor de control intern managerial;

          j) întocmeşte sau participă la întocmirea proiectelor de acte normative cu caracter intern ce au legătură cu activitatea direcţiei judeţene;

          k) urmăreşte eficienţa aplicării reglementărilor interne în activitatea de profil şi face propuneri pentru perfecţionarea lor, precum şi pentru adaptarea continuă a legislaţiei care reglementează relaţiile sociale specifice domeniului de activitate;                

          l) participă la negocierea sau avizarea, potrivit legii, a contractelor, precum şi a altor acte încheiate de Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad, care angajează răspunderea juridică a acesteia;

          m) îndeplineşte alte atribuţii încredinţate de conducerea instituţiei sau rezultate din legi şi alte acte normative.

CAPITOLUL VI

DISPOZIŢII FINALE

          Art. 25 – (1) Atribuţiile directorului Direcţiei Județene de Evidență a Persoanelor Arad şi ale celorlalte persoane cu funcţii de conducere sau de execuţie sunt prevăzute în fişele posturilor.

         (2) În raport de modificările intervenite în structura sau activitatea Direcţiei Județene de Evidență a Persoanelor Arad, fişele posturilor, vor fi reactualizate, cu aprobarea directorului executiv al direcţiei.

         (3) Fişa postului directorului executiv va fi reactualizată numai cu aprobarea conducerii Consiliului Judeţean Arad.

(4) Pe baza extraselor din prezentul regulament, şefii sau coordonatorii compartimentelor de specialitate din aparatul propriu al direcţiei judeţene întocmesc fişele posturilor pentru toate funcţiile din subordine, fişe care vor fi aprobate de directorul executiv.

Art. 26 – (1) Personalul direcţiei judeţene, este alcătuit din poliţişti detaşaţi, funcţionari publici şi personal contractual, fiindu-le aplicabile toate dispoziţiile legale referitoare la statutul categoriei din care acesta face parte.

 (2) Salarizarea personalului direcţiei judeţene se asigură din bugetul Consiliului Judeţean, cât şi din bugetul Ministerului Afacerilor Interne, conform prevederilor legale referitoare la categoria din care acesta face parte.   

Art. 27(1) Angajarea şi promovarea funcţionarilor publici şi personalului contractual din aparatul propriu al direcţiei judeţene, se face conform prevederilor legale ce reglementează cele două categorii de personal, prin dispoziţia directorului executiv al direcţiei sau contract individual de muncă.

                  (2) Modificarea, suspendarea şi încetarea raportului de serviciu al personalului cu statut de funcţionari publici se efectuează conform prevederilor Ordonanței de Urgență nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare.

Art. 28 – Organigrama şi Statul de Funcţii ale Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad se aprobă prin hotărârea Consiliului Judeţean Arad, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date.

Art. 29 – Patrimoniul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad este format din bunurile mobile şi imobile, din obiectele de inventar preluate pe bază de protocol de la Consiliul Judeţean Arad şi Serviciul de evidenţă informatizată a persoanei Arad, precum şi cele provenite din donaţii şi sponsorizări, în condiţiile legii.

Art. 30 – (1) Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad, în calitate de ordonator terţiar de credite, întocmeşte, în condiţiile legii, bugetul de venituri şi cheltuieli şi îl prezintă spre aprobare ordonatorului principal de credite, respectiv preşedintelui Consiliului Judeţean.

                 (2) Direcţia va putea primi fonduri, cu titlu de donaţii sau sponsorizări, din partea organizaţiilor neguvernamentale ce acţionează în domeniul apărării şi respectării drepturilor omului, precum şi din partea agenţilor economici sau persoanelor fizice.

Art.  31 – Controlul utilizării fondurilor alocate de la bugetul Consiliului Judeţean Arad se va face de către Biroul Audit Intern din cadrul acestuia.

          Art. 32 – Personalul Direcţiei Județene de Evidență a Persoanelor Arad este obligat săcunoască şi săaplice întocmai prevederile actelor normative care reglementeaza activitatea instituției, precum și prevederile prezentului regulament, în părţile ce-l privesc.

Art. 33 – Ca urmarea modificărilor legislative în domeniul specific de activitate, la propunerea motivată a directorului executiv al direcţiei judeţene, prezentul regulament se poate modifica sau completa cu aprobarea Consiliului Judeţean, cu avizul Direcţiei pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date.

DIRECTOR EXECUTIV,

CRISTINA OPREAN-VLAD