Organigrama

Direcţia judeţeană de evidenţă a persoanelor Arad este condusă de un director numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a Consiliului Judeţean, în condiţiile legii, cu avizul Direcției pentru Evidența Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date. Directorul direcţiei reprezintă Direcţia Judeţeană de Evidenţă a Persoanelor Arad în relaţiile cu şefii celorlalte structuri din cadrul Consiliului Judeţean, din cadrul Prefecturii, precum şi cu comandanţii unităţilor din Ministerul Administraţiei şi Internelor, ori cu instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit competenţelor legale. Directorul direcţiei emite dispoziţii obligatorii pentru tot personalul din subordine. Directorul direcţiei răspunde în faţa Consiliului Judeţean de întreaga activitate pe care o desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului.

• actualizează Registrul naţional de evidenţă a persoanelor;
• furnizează, în cadrul Sistemului naţional informatic de evidenţă a populaţiei, date necesare pentru actualizarea Registrului permanent de evidenţă a populaţiei;
• utilizează şi valorifică Registrul naţional de evidenţă a persoanelor;
• coordonează şi controlează metodologic activitatea serviciilor publice comunitare locale privind eliberarea actelor de identitate, a cărţilor de alegător, precum şi a altor documente în sistem de ghişeu unic;
• monitorizează activitatea de eliberare a actelor de identitate desfăşurată de serviciile locale, în scopul identificării cauzelor sau condiţiilor care pot favoriza ori determina eliberarea actelor de identitate, ca urmare a declinării unei identităţi false, pentru prevenirea acestor situaţii;
• primeşte şi soluţionează cererile pentru eliberarea actelor de identitate formulate de cetăţenii aflaţi în situaţii deosebite;
• aprovizionează serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor cu imprimatele necesare activităţii de evidenţă a persoanelor şi stare civilă, distribuite de DEPABD;
• colaborează cu Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date pentru verificarea calităţii datelor preluate în Registrul Permanent de Evidenţă a Populaţiei de către serviciile publice comunitare locale;
• asigură soluţionarea ,în termenul legal, a petiţiilor cetăţenilor;
• oferă informaţii de specialitate, în cadrul programului de relaţii cu publicul;
• centralizează şi întocmeşte situaţiile statistice, precum şi sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual de către serviciile publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor;
• asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;
• monitorizează şi controlează modul de respectare a prevederilor legale în domeniul asigurării protecţiei datelor referitoare la persoană.

• îndrumă şi controlează conform metodologiei pentru aplicarea unitară a dispoziţiilor Legii nr.119/1996 cu privire la actele de stare civilă, aprobată prin HG nr. 64/2011, întreaga activitate de stare civilă a judeţului;
• efectuează controale tematice, precum şi verificări periodice privind gestiunea certificatelor de stare civilă la oficiile de stare civilă de pe raza judeţului;
• întocmeşte situaţiile statistice periodice, analizele semestriale privind volumul activităţii de stare civilă din cadrul judeţului, precum şi orice alte situaţii solicitate de către DEPABD;
• asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a ofiţerilor de stare civilă sau când, din diferite motive, ofiţerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 zile;
• emite avize în vederea transcrierii în registrele de stare civilă româneşti a certificatelor de stare civilă emise de către autorităţile străine;
• avizează cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă;
• verifică modul de întocmire de către oficiile de stare civilă din cadrul primăriilor a dosarelor privind schimbările de nume pe cale administrativă şi întocmeşte referate în vederea aprobării sau respingerii acestora;
• preia cererile şi efectuează verificările ce se impun în vederea obţinerii CNP pentru persoanele plecate în străinătate;
• efectuează verificări şi întocmeşte referatul în dosarele ce privesc rectificarea actelor de stare civilă;
• efectuează  în actele de stare civilă, exemplarul II, modificări în statutul civil al Persoanei;
• înaintează spre aprobare la DEPABD- Bucureşti raporturile privind înregistrările tardive;
• întocmeşte referate pentru acordarea dispensei de vârstă şi grad de rudenie în vederea căsătoriei.

• întocmeşte sau participă la întocmirea proiectelor de acte normative cu caracter intern ce au legătură cu activitatea direcţiei
• urmăreşte eficienţa aplicării reglementărilor interne în activitatea de profil şi face propuneri pentru îmbunătăţirea lor
• avizează pentru legalitate actele normative cu caracter individual emise de directorul general al direcţiei, potrivit competenţei, precum şi orice alte acte care pot angaja răspunderea patrimonială a direcţiei
• reprezintă şi apără interesele direcţiei în procesele de contencios administrative sau de soluţionare a plângerilor în materie contravenţională
• participă la negocierea sau avizarea, potrivit legii, a contractelor, precum şi a altor acte încheiate de direcţie, care angajează răspunderea juridică a acestuia
• verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de stat şi de serviciu ,modul de manipulare şi de păstrare a documentelor secrete
• organizează şi asigură întreţinerea, exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ
• acordă asistenţă juridică comisiilor de disciplină
• asigură colaborarea cu mijloacele de informare în masă pentru a informa cetăţenii asupra ultimelor modificări apărute în legislaţia privind evidenţa persoanelor şi stare civilă
• publica anunţurile importante în legătură cu activitatea direcţiei
• conform Legii 544/2001 asigură relaţiile cu publicul şi informarea acestuia în legătură cu datele care privesc activităţile instituţiei , constituind informaţii de interes public.

• asigură organizarea şi desfăşurarea activităţii financiar-contabile, în conformitate cu dispoziţiile legale
• urmăreşte, periodic, realizarea în bune condiţii a indicatorilor financiari aprobaţi prin bugetul de venituri şi cheltuieli, precum şi respectarea disciplinei de plan şi a celei financiare
• asigură întocmirea documentelor de planificare financiară potrivit metodologiei în vigoare, în colaborare cu şefii serviciilor şi compartimentelor din cadrul serviciului
• asigură plata integrală şi la timp a drepturilor băneşti ale personalului şi dispune sau propune măsuri, potrivit legii, pentru soluţionarea cererilor, reclamaţiilor şi sesizărilor referitoare la calcularea şi plata acestora
• urmăreşte vărsarea, la termen şi în cuantumurile stabilite, a sumelor ce constituie venituri bugetare ori obligaţii către alte persoane fizice şi juridice
• raportează lunar, situaţia privind execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli
• analizează şi avizează documentaţia aferentă perfectării unor contracte sau lansării unor comenzi
• dispune efectuarea inventarierii la termenele stabilite şi în conformitate cu dispoziţiile legale.

• coordonează şi asigură activităţile privind recrutarea, selecţia, formarea, încadrarea, pregătirea continuă, evaluarea, promovarea în carieră, motivarea, recompensarea, sancţionarea, precum şi evidenţa şi prelucrarea automată a datelor referitoare la funcţionarii publici şi personalul contractual din structura direcţiei judeţene de evidenţă a persoanelor;
• organizează şi desfăşoară concursuri pentru ocuparea posturilor vacante din cadrul direcţiei judeţene;
• întocmeşte şi actualizează statul de funcţii şi organigrama instituţiei în funcţie de modificările intervenite;
• asigură respectarea reglementărilor legale privind acordarea concediilor de odihnă şi a altor tipuri de concedii, precum şi a unor drepturi salariale de care beneficiază personalul din cadrul direcţiei;
• întocmeşte şi gestionează documentele de personal (dosarele profesionale, dosarele de personal, etc.) şi emite documentele de legitimare pentru personalul din cadrul direcţiei judeţene;
• asigură, împreună cu celelalte structuri ale direcţiei judeţene, programarea şi coordonarea activităţii de specializare şi perfecţionare a pregătirii personalului, în scopul îndeplinirii standardelor de performanţă;
• informează Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date Bucureşti cu privire la modificările intervenite în situaţia personalului detaşat de la Ministerul Administraţiei şi Internelor;
• comunică Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici informaţiile referitoare la funcţiile publice şi funcţionarii publici, conform prevederilor legale în vigoare.

Compartimentul informatică urmăreşte calitatea prelucrării informatice a datelor, efectuate de serviciile locale precum şi privind respectarea termenelor în care sunt preluate comunicările de stare civilă.

• asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi secrete de serviciu
• execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare
• desfăşoară activităţi de studii şi documentare tehnică, în scopul cunoaşterii celor mai noi tehnologii în domeniul informatic şi a posibilităţilor de implementare a acestora în cadrul sistemului informatic propriu.

• Elaborează documentaţia pentru prezentarea ofertei privind achiziţiile publice de lucrări, servicii, bunuri şi concesiuni conform procedurilor legale;
• Elaborează documentaţia de atribuire sau în cazul organizării unui concurs de soluţii, a documentaţiei de concurs, în colaborare cu serviciile sau compartimentele care relevă necesitatea şi oportunitatea achiziţiei, în funcţie de complexitatea problemelor care urmează să fie rezolvate în contextul aplicării procedurii de atribuire;
• Îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute în legislaţia în vigoare;
• Propune componenţa comisiilor de evaluare pentru fiecare contract care urmează a fi atribuit;
• Elaborează notele justificative în toate situaţiile în care procedura de atribuire propusă pentru a fi aplicată este alta decât licitaţia deschisă sau cea restrânsă, cu aprobarea conducătorului instituţiei şi cu avizul compartimentului juridic;
• Asigură activitatea de informare şi de publicare privind pregătirea şi organizarea licitaţiilor, obiectul acestora, organizatorii, termenele, precum şi alte informaţii care să edifice respectarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţii publice;
• Asigură aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire, pe baza proceselor verbale şi a hotărârilor de licitaţii, prin încheierea contractelor de achiziţie publică;
• Urmăreşte şi asigură respectarea prevederilor legale, la desfăşurarea procedurilor privind păstrarea confidenţialităţii documentelor de licitaţie şi a securităţii acestora;
• Asigură constituirea şi păstrarea dosarului achiziţiei, document cu caracter public;
• Operează modificări sau completări ulterioare în programul anual al achiziţiilor, când situaţia o impune, cu aprobarea conducătorului instituţiei şi avizul compartimentului financiar contabil;
• Întocmeşte şi transmite către Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice a unui raport anual privind contractele de atribuire, în format electronic, până la data de 31 martie a fiecărui an pentru anul precedent.